关于2015届毕业生档案整理和移交工作的通知

 

各学院（系）：

为进一步规范学生学籍档案，做好2015届毕业生档案的整理、封装等工作，请各系部、各班级辅导员高度重视，认真做好本班级学生学籍档案整理、封装工作。现将有关通知要求如下：

一、所有学生档案资料必须用碳素笔、黑色中性笔书写，绝对不能用圆珠笔、铅笔、纯蓝钢笔或中性笔书写。

二、所有表格必须填写完整、规范，要求盖章、填写日期、鉴定处必须按照规定要求填写完整。

 三、各学院（系）务必在档案袋“材料目次”中详细列出档案内材料清单，密封后加盖毕业生分配办公室公章。

四、2015届毕业生档案由学校统一寄送，有特殊原因毕业生可自带。

五、毕业生档案的分类要求及注意事宜如下：

1、已就业和考入研究生的毕业生档案可自带，由学生本人邮寄或自带至就业单位或研究生录取学校。

特别注意：根据省厅最新要求，凡签约“省人才市场”的毕业档案需要由学校统一报送到省人才交流中心，请各学院将签约“省人才市场”的毕业档案单独打捆，按《签约省人才市场毕业生档案登记表》（表5）汇总信息，档案排序与登记表中顺序保持一致。

2、未落实就业单位的本省毕业生，档案转回生源所在地市。其中：师范类毕业生档案转回市教育局，非师范毕业生档案转回市人力资源与社会保障局。

请各学院按师范、非师范类把档案分成两类，各类再按生源地市（生源地必须填写到县级以上）。分开打捆，按《未就业2015届毕业生档案登记表》（表1、2）汇总信息，档案排序与登记表中顺序保持一致。

3、未落实就业单位的外省毕业生，档案由学生本人自带，学生毕业后应持就业报到证和毕业生档案到报到证左上角就业报到地点报到，同时按要求移交本人档案。学生自带过程中严禁私自拆封档案，因私自拆封造成一切后果由学生本人负责。

4、未落实就业单位的河北籍毕业生档案交学生处；“西部计划”毕业生档案与报到证，由各学院交团委。

5、专接本学生档案，由学生本人邮寄或自带至本科录取学校；考入本校学生的档案，二级学校相互移交。

6、县级市、省管县档案请单独整理：定州市、辛集市、涿州市、任丘市、迁安市、怀来县、宁晋县、平泉县、景县、魏县。

7、请有石家庄市师范类毕业生的学院按表3格式填写。

8、根据河北省机要部门最新要求，学生档案不是国家机密文件，从2015年6月1日起，所有毕业生档案不能通过机要方式发送，只能通过“EMS”方式发送。

六、时间及注意事项

1、2015年7月15 日，未就业毕业生档案交学生处，其他档案按有关部门要求移交。

2、各学院按要求将档案分类、汇总，同时报表1、表2、表3、表4打印件一式两份及EXCEL电子文档、档案移交书一份交学生处。

         3、如学生已经鉴定合同，单位允许学生自带档案或学生自己愿意自带到人才市场的，各学院可以让学生自带走，但提醒学生不得私自打开档案，必须保证档案的完整性。学生私自打开档案，后果自负。请传达到辅导员。